e-Arşiv nedir ?
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.
Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.
e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
19.10.2019 e -Dönüşüm ile ilgili zorunlu geçiş tarihlerini içeren 509 sayılı VUK Tebliği Resmi Gazete'de yayınlandı.
2-) e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin aynı zaman da e-Fatura'ya geçme zorunluluğu bulunmaktadır. e-Faturayı halihazırda kullanan mükellef özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv hizmetinden yararlanacaklar ise sadece Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları yeterli olacaktır.
3-) e-Fatura kullanmayan ve e-Arşiv'e geçme zorunluluğundan dolayı e-Fatura kullanacak mükellefler öncelikle aşağıdaki adımları uygularak e-Fatura'ya kayıt olmaları gerekmektedir. e-Fatura uygulamasına internet aracılığı ile başvuru yapacak mükellefler gerçek kişi ise öncelikle elektronik imza diğer adıyla Nitelikli Elektronik Sertifika (Nes) tüzel kişi ise mali mühür sertifikası almaları gerekmektedir.
* Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) ücretlerine; Linkinden ulaşabilirsiniz.
* Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) geldikten sonra izlenecek yolları Linkinden ulaşabilirsiniz.
* Mali Mühür Sertifikası ücretlerine linkinden ulaşabilirsiniz.
* Mali Mühür Sertifikası geldikten sonra izlenecek yolları linkinden ulaşabilirsiniz.
2-) Elektronik İmza veya Mali Mühürü alan mükelleflerimiz e-Fatura başvurusu için http://www.efatura.gov.tr/efaturabasvuru.html adresinden "Elektronik Başvuru Yapmak İçin Tıklayınız" bölümüne giriş yapılır ve İlgili alanlar doldurularak kayıt işlemi tamamlanır.
e-Fatura uygulamasına Elektronik Başvuru ile ilgili rehber ve kılavuza linkinden ulaşabilirsiniz.
e-Fatura işlemleri tamamlanmasıyla birlikte Özel Entegratör aracılığıyla e-Arşiv hizmetinden yararlanacak mükelleflerin Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları ve yeterli olacaktır.
Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler http://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.
e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.
Özel entegratörler kendilerine başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri http://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan kılavuzlarda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.